Hvad Skal Der Inkluderes i et Preboarding Program?

En velfungerende Preboarding proces kan have en stor indflydelse på, om medarbejderen er fuldt forberedt til at starte deres nye job og i sidste ende, hvordan medarbejderen vil opfatte virksomheden.

Som helt ny medarbejder er det helt normalt at føle både spændt og nervøs. Derfor er et Preboarding proces en fremragende idé. Med et Preboarding program er du og din arbejdsgiver sikret, at du er fuldt forberedt til at starte dit nye job.

Men hvad er Preboarding? Og hvad omfatter Preboarding processen?

Hvad er Preboarding?

Hos Introdus anvender vi følgende definition af Preboarding: Preboarding er processen, der strækker sig fra det øjeblik, en ny medarbejder accepterer og underskriver en ansættelseskontrakt, og indtil den første arbejdsdag.

Med andre ord består Preboarding processen af en række trin og handlinger, der er beregnet som forberedelse til onboarding processen. Du kan betragte det som en form for Pre / Onboarding. Derfor er det en forberedelse til din overgang til din ny jobrolle.

Preboarding-aktiviteterne bør give dig al relevant information, du har brug for som nyansat inden din første arbejdsdag. I bund og grund er hovedmålet med Preboarding at få dig til at føle dig klar til din første dag på dit nye job.

Det er interessant at bemærke, at du teknisk set ikke er i din ansættelsesperiode, når Preboarding processen finder sted. Dette betyder dog ikke, at arbejdsgivere bør ignorere det helt. Preboarding giver virksomheder en mulighed for at fastholde den spænding, der opstår ved at have underskrevet kontrakten, indtil du faktisk begynder i jobbet.

Preboarding vs. Onboarding: Hvad er forskellen?

Vi arbejder med følgende definitioner af Preboarding og Onboarding:

Preboarding er processen, der strækker sig fra det øjeblik, en ny medarbejder accepterer og underskriver en ansættelseskontrakt, og indtil den første arbejdsdag.

Onboarding betyder processen med at integrere en nyansat i virksomheden og har en dobbelt formål. For det første sikrer det kulturel og social integration samt opbygning af relationer. For det andet giver det al den information og færdigheder, der er nødvendige for at blive en produktiv medarbejder i teamet. Onboarding starter på din første arbejdsdag.

Forskellige faser, Fælles Måler

Med det samme kan vi bemærke, at Preboarding tidsligt kommer før Onboarding. Vi kan konceptualisere Preboarding som en forberedende fase. Den opbygger en ramme, der vil tillade dig at høste fordelene af din Onboarding-fase fuldt ud. Preboarding kan vare fra nogle få dage til nogle få uger, afhængigt af hvor meget tid der er mellem medarbejderens underskrivelse af kontrakten og den første arbejdsdag. Onboarding er en mere kompleks og omfattende proces, der kan strække sig over måneder i din ansættelse.

Både Preboarding og Onboarding vil give en ny medarbejder alle de nødvendige ressourcer til at lykkes i deres nye rolle i virksomheden. Hos Introdus mener vi stærkt, at både pre og onboarding-faserne er essentielle i forhold til din nye medarbejders rejse og din HR-livscyklus.

Hvad omfatter Preboarding-programmet?

Et Preboarding proces har nogle centrale strategiske mål, der bør overvejes, når man udarbejder Preboarding programmet. Preboarding strategier inkluderer:

Relationsopbygning: Skab varige og pålidelige forbindelser

Preboarding processen giver dig en mulighed for at opbygge grundlaget for dine relationer med dit nye team, din linjeleder og den overordnede organisation.

Ulf Hahnemann, tidligere CHRO hos A.P. Møller Mærsk, fremhæver, at essensen af at opbygge en virksomhed er tilliden, der tillader medarbejderne at være sig selv. Når der er tillid i organisationen, viser medarbejderne højere jobtilfredshed.

Emotionel Trivsel

Vi mener, at fordelene ved Preboarding også strækker sig til din emotionelle trivsel, da det kan hjælpe med at mindske bekymringer og stress ved at starte et nyt job.

Derudover hjælper Preboarding dig med at føle dig forbundet med virksomheden og dit nye team. Faktisk er du 50% mindre tilbøjelig til at sige op, når du føler, at du hører til, ifølge HubSpot.

Dette er grunden til, at medarbejdere vælger at deltage i Preboarding aktiviteter, selvom de ikke modtager løn på det tidspunkt.

Engagement

Når det kommer til at opbygge engagement hos en ny medarbejder, er der ikke noget, der hedder for tidligt. Preboarding hjælper med at lægge fundamentet for engagement. Derudover skaber det en følelse af bekendtskab, der kan gøre en ny start mindre nervepirrende.

Derfor handler Preboarding om mere end bare et håndtryk. Det bør i stedet fokusere på engagement, f.eks. med kerneværdierne i din organisation, samtidig med at det giver grundlæggende viden, som du kan bruge til at styrke din succes i din nye rolle.

Preboarding Program: 6 Best Praksisser

Når virksomheder er fuldt bevidste om de strategiske mål og fordele ved et struktureret og effektiv Preboarding, kan de udarbejde et Preboarding program, der rent faktisk gør en forskel for medarbejderen:

1. Gennemgang af jobrolle-beskrivelse og grundlæggende information

Det er en god idé, at Preboarding programmet indeholder information om jobrolle-beskrivelsen, et overblik over det funktionelle område samt den organisatoriske struktur i afdelingen og teamet. Dette giver dig en idé om, hvordan man passer ind i teamet og afdelingen.

Desuden kan Preboarding programmet, selvom ansættelseskontrakten allerede indeholder information om ens rolle, give plads til yderligere afklaringer for at sikre, at der ikke opstår misforståelser om, hvad rollen faktisk indebærer.

2. Indberetning af nye medarbejderformularer

Administrativt arbejde er uundgåeligt, når man starter et nyt job. Men i stedet for at blive overvældet med papirarbejde på sin første arbejdsdag, er det langt mere effektivt at have alt klar i Preboarding-fasen. Preboarding-programmet bør afsætte tid til at udfylde alle nødvendige papirer: skatteformularer, tilmelding til pension og forsikring, adfærdskodeks, privatlivserklæring og fortrolighedsaftale osv.

3. Udstyrskonfiguration

Vi ved, hvor vigtigt det er at have sit udstyr klar, når man starter på et nyt job. Derfor bør et Preboarding-program afsætte tid til at konfigurere udstyr: både hardware- og softwarekonfigurationer skal være klar inden sin første arbejdsdag. 

Vi har dedikeret ekstra plads på vores HR-blog til IT-pre- og onboarding-processen, herunder en IT Onboarding Checklist og tips til at sikre en problemfri IT-konfigurationsproces.

4. Opbygning af forbindelser: Team-introduktioner

Når ens teamleder og kommende kolleger tager sig tid til f.eks. at lave en velkomstvideo, kan det få en ny medarbejder til at føle sig virkelig velkommen i organisationen. Det kan også åbne muligheder for at opbygge meningsfulde forbindelser i fremtiden.
Preboarding programmet kan forbedres ved at introducere et “buddy system”. Det nye medarbejder buddy onboarding program er designet som en hurtig vej mod kulturel integration.

5. Organisationskultur

Generelt set ønsker medarbejdere at få indblik i deres nye arbejdsgivers organisationskultur, selv inden de starter det nye job. Vores Pre og Onboarding Survey 2021 afslørede, at 68% af medarbejderne besøgte virksomhedens hjemmeside og foretog research for at forberede sig, inden de startede deres job, da det var noget, de savnede fra virksomheden selv.

Desuden, når der blev spurgt om, hvor vigtigt det var for medarbejderne at modtage information om deres nye arbejdsplads, kvalificerede 65,2% af medarbejderne det som meget vigtigt, og 26,1% af dem som vigtigt. Således mener 91,3% af alle deltagerne i undersøgelsen, at det er nødvendigt at modtage information inden den første arbejdsdag.

Dette tyder på, at medarbejdere ønsker at vide alt om virksomhedens kultur, hvad den står for, hvad den stræber efter at opnå, dens CSR osv. Ethvert veludformet Preboarding program skal tage højde for dette.

6. Praktiske oplysninger på første dag

Endelig er det ønskeligt, at medarbejderen er blevet informeret om praktiske detaljer såsom hvor man mødes på den første dag, om de skal medbringe noget på den første dag, frokostordninger, transport, parkeringsmuligheder osv.

Dette vil hjælpe med at lette de nye medarbejderes nervøsitet inden deres første dag.

Fordele ved Preboarding

En Preboarding plan for nye medarbejdere kan være yderst gavnlig, da den forbereder dem til deres første dag. Det kan hjælpe nye medarbejdere med at føle sig mindre bekymrede over at starte et nyt sted og hjælpe dem med at opbygge forbindelse til deres nye kolleger endda inden deres første officielle dag i organisationen.

Simone Sonn, Talent Acquisition & Employer Branding hos LEO Pharma, en af vores kunder, fremhæver også, at: “nøglen til at eliminere nye medarbejderes angst er at give dem en god start.” En god start involverer en ordentlig Preboarding-proces.

Ud fra de nyudgivne brancheoplysninger bliver nødvendigheden af at implementere et Preboarding-program mere og mere tydeligt. 83% af bedste virksomheder i deres klasse påbegynder onboarding af nye medarbejdere inden deres første arbejdsdag på det nye job. Yderligere indikerer næsten halvdelen af disse virksomheder (46%), at deres onboarding begynder, når tilbuddet gives. Dermed begynder det endda før accept, ifølge forskning fra Aberdeen Group.

Hele teamet hos Introdus, leverandør af medarbejder-onboarding-software, er dedikeret til at skabe de bedst mulige medarbejderoplevelser, og det starter med en effektiv Preboarding proces. Vi er heldige at have titusinder af medarbejdere, der bruger vores produkt, hvilket giver os indblik i, hvad man faktisk ønsker og har brug for, når man starter et nyt job.

Derfor er vi forpligtede til at lære og dele viden om, hvad medarbejderne forventer, hvad der rent faktisk virker for dem, og de huller, der eksisterer i nuværende praksis for pre og onboarding.

Preboarding Moments of Power

Hos Introdus anvender vi rammen “Moments of Power” til at illustrere de centrale øjeblikke, hvor ens ny medarbejders spænding og entusiasme når sit højdepunkt i løbet af deres ansættelsescyklus.

Når vi anvender denne ramme til preboarding processen, har vi identificeret de 5 centrale øjeblikke af kraft. Det er øjeblikke, hvor man føler sig mest engageret og spændt på at blive en del af en ny virksomhed. Det første af disse øjeblikke er naturligvis, når man underskriver den nye kontrakt.

Vi mener, at et vellykket preboarding program er et, der bevidst udnytter disse øjeblikke. Dette får dig til at føle dig engageret og forbundet med dit nye job med det samme. Dette er tæt forbundet med fastholdelse af nye talenter. Faktisk fastholder virksomheder, der anvender preboarding, 81% af førstegangs ansættelserne i det første år.

Pre-onboarding Program Skabelon

For at give inspiration og en nemt tilpasselig model har vi udarbejdet en pre-onboarding programskabelon, der består af alle de trin/aktiviteter, som vi betragter som væsentlige for enhver medarbejder, der starter et nyt job. Du kan finde yderligere oplysninger om den nye medarbejders Preboarding tjekliste i vores blogindlæg. Du kan også finde en downloadbar preboarding programskabelon ved at klikke på linket nedenfor:

Få skabelon