10 Trin til at Opbygge en Succesfuld Medarbejder Onboarding Proces

Vidste du, at 25% af nye medarbejdere siger op inden for det første år, og 20% af dem faktisk gør det inden for de første 45 dage på jobbet? Starten på et nyt job er afgørende for enhver ny medarbejder. Din medarbejder onboarding proces fortæller mere, end du måske forventer. Derfor kan virksomheder ikke se bort fra vigtigheden af en effektiv onboarding proces for at forme de bedste oplevelser for nye medarbejdere.

Mere end nogensinde har virksomheder ikke råd til at miste kompetente medarbejdere på grund af en uforsigtig onboarding proces . Derfor vil vi begynde med kort at adressere, hvad onboarding indebærer. Derudover vil vi præsentere 10 trin til en succesfuld HR-onboarding-proces.

Vi har også inkluderet en downloadbar skabelon til onboarding-planen for 30, 60 og 90 dage.

Få Skabelon

Når vi udarbejdede vores anbefalinger, brugte vi data og indsigter, der blev afsløret af vores Pre og Onboarding undersøgelse 2021. Med svar fra 2044 medarbejdere ser vi det som en konkurrencemæssig fordel at vide, hvad medarbejderne ønsker, og hvad de kæmper med. Hvis du gerne vil have alle indsigterne fra undersøgelsen, anbefaler vi stærkt at læse vores e-bog “Your Pre & Onboarding Buddy”.

Hvad er en strategisk og struktureret medarbejder-onboarding-proces?

Onboarding starter på den første arbejdsdag. Uanset om nye medarbejdere træder ind på arbejdspladsen, begynder onboarding med deres første oplevelse som ny medarbejder.

En medarbejder onboarding-proces omfatter alle aktiviteter og trin, der har til formål at guide væksten hos nye medarbejdere, fra blot at være lovende kandidater til at være fuldt integrerede. Når de starter et nyt job, er der altid en periode med læring og en stejl læringskurve.

Onboarding har flere facetter: social, administrativ, træning osv. Vi vil ikke gå yderligere i detaljer her om, hvad onboarding betyder for en jobposition. Vi anbefaler, at du læser den tilknyttede artikel for mere information.

10 Trin til en Succesfuld HR Onboarding Proces

Vi har formuleret en liste over 10 trin, der garanteret danner grundlaget for en givende og succesfuld onboarding proces for nye medarbejdere. Dette er et generelt overblik. Du kan altid forbedre medarbejder onboarding programmet ved at udvikle det på hvert trin.

Trin 1: Fastlæg målene for din medarbejders onboarding proces

Før du går i gang med at udarbejde en onboarding plan, er det vigtigt at fastlægge klare onboarding-mål. Det generelle mål for en medarbejders onboarding proces er medarbejderes integration og præstation. Men hvordan definerer du en medarbejders integration? Hvilke trin skal de igennem for at blive integreret? Derudover, hvad betyder præstation? At fuldføre en specifik opgave eller gennemføre et projekt fra start til slut? Enhver onboarding planlægning skal bygges på klare mål.

Når du definerer målene for medarbejder onboarding, er det vigtigt at overveje de 4 C’er for onboarding: overholdelse, afklaring, kultur og forbindelse.

Trin 2: Definer målepunkter for succes

Dette trin er tæt forbundet med det foregående. Det er afgørende at have en mekanisme til at gennemgå og måle deres opnåelse. Der er flere onboarding målinger, der kan give værdifuld indsigt i processens udvikling. Da onboarding er en rejse, kan du forvente progressive mål. Når nye medarbejdere får tillid, og de bevæger sig mod fuld produktivitet, vil dine succesmålinger afspejle denne erfaring. 

Trin 3: Sæt dit onboarding-team

Onboarding er en tværfaglig proces med flere underprocesser. Der kan være flere aktører involveret i bestræbelserne om at integrere medarbejderen. Dette afhænger af størrelsen på sin nye arbejdsgiver.

Hvem vil støtte nye medarbejdere i at nå deres onboarding-mål? Hvem vil overvåge og støtte denne rejse? Når der er flere aktører involveret, hvem er ansvarlig for hvad? Du kan forvente, at nogle deltagere har en mere omfattende indflydelse, mens andre kun er til stede i begyndelsen. For eksempel vil en IT-administrator hjælpe nye medarbejdere med opsætningen i begyndelsen af ansættelsen. På den anden side vil en onboarding buddy assistere dem indtil fuld integration.

Et tværfagligt onboarding-team kan give en rigere oplevelse for nye medarbejdere.

Trin 4: Udarbejd en struktureret og omfattende planlægning

Når alle de andre trin er fuldført, er udarbejdelse af en onboarding-plan den næste nødvendige handling. En klar plan vil indeholde mål, succesmålepunkter og interessenter. Derudover vil du forstå de vigtigste milepæle for denne rejse. Her er et eksempel på en måde at strukturere en medarbejders onboarding-processen på 30-60-90 dages onboarding-plan.

Det er afgørende, at din plan indeholder kontrolpunkter til gennemgang og en mekanisme til forbedring. Trods alt er ikke alle medarbejdere ens i deres behov og præferencer. Måske har nogle af dem brug for mere feedback fra deres supervisor, eller måske er andre tilfredse med sporadiske 1:1-samtaler. Nøglen er at finde balancen mellem deres behov og forventningerne til forbedring.

Selvfølgelig bør en klar rollebeskrivelse være kernen i onboarding-planlægningen. Derudover vil en omfattende onboarding også have en vigtig social dimension. Hvis du vil vide mere om dette, har vi dækket de sociale fordele ved et godt onboarding-program i en separat artikel.

Trin 5: Definer en indholdsplan for Preboarding Processen

Vi er faste tilhængere af kraften i preboarding til din nye jobstart. Du vil finde flere artikler om emnet på vores HR blog. Som en introduktion til emnet anbefaler vi, at du læser vores artikel om pre-onboarding.

En preboarding proces er den ideelle metode til forberedelse inden ankomsten af en ny medarbejder i en virksomhed. Men hvis ressourcerne er knappe, eller tiden er begrænset, er der stadig små gestus, der kan skabe et positivt førstehåndsindtryk. En af dem er at sende kommunikation ud for at annoncere en ny medarbejders ankomst samt en velkomst email.

Dorte van der Linden, Talent Acquisition Manager hos Milestone System og klient hos Introdus, fremhævede: “Find den rette balance i mængden af indhold og diversificér derefter. Vær ikke bange for at være ambitiøs i preboarding fasen”.

Trin 6: Uddan de nye medarbejdere til at opnå indsigt og færdigheder til at udføre arbejdet

Anvend de bedste praksisser for at uddanne nye medarbejdere for at hjælpe dem med at opnå beherskelse af deres roller og arbejdsværktøjer.

Uanset hvordan træningen leveres (personligt og/eller via e-læring) er træning af nye medarbejdere en vigtig del af at starte et nyt job. Træning behøver ikke kun at begrænse sig til rolle- og færdighedsspecifikt læring. Træning vedrører også overholdelse, organisatorisk viden og forskellige virksomhedspolitikker.

Trin 7: Introducer nye medarbejdere på tværs af afdelinger

Nye medarbejdere skal forstå, hvem der er hvem, og hvordan organisationen fungerer. De skal lære, hvordan samarbejdet fungerer uden for deres eget team. Vores egen Pre & Onboarding Survey 2021 viser, at de fleste medarbejdere ikke er blevet ordentligt præsenteret for andre afdelinger. Kun 19% angiver, at de i det mindste kortvarigt er blevet præsenteret for andre afdelinger.

Derudover bør nye medarbejdere mødes med organisationens hovedleder mindst en gang for små og mellemstore virksomheder. Dette er ekstremt meningsfuldt for en ny medarbejder. Den leder er helt sikkert en travl person, men når de tager sig tid til at byde dig velkommen, selv over en kaffepause, viser det en kultur præget af respekt og integration. Trods alt vil nye medarbejdere også bidrage til virksomhedens vækst. Dette fortjener anerkendelse og opmuntring.

Trin 8: Find måder at målrette engagementet før dag 1

Globalt er der kun 20% af medarbejder, der føler sig engagerede på arbejdet, som Gallup fremhæver.

Derudover viser en undersøgelse offentliggjort af American Psychological Association, at medarbejderengagement er knyttet til at finde mening på arbejdet. Den engagerede medarbejder er opmærksom, forbundet, integreret og absorberet i arbejdet. “Medarbejdere, der finder mening i deres arbejde, er mere tilbøjelige til at være engagerede i deres job, hvilket øger deres effektivitet og jobpræstation.”

Engagement kan opstå organisk. Dog er der metoder, der kan fremme engagementet allerede ved underskrivelse af den nye ansættelseskontrakt. Faktisk giver vi dig i denne e-bog løsninger til at engagere ens medarbejder allerede fra underskrivelsen af ansættelseskontrakten.

Trin 9: Implementer en automatisk og nem at bruge medarbejder onboarding-software

Når man håndterer en kompleks proces som onboarding af nye medarbejdere, vil en manuelt udarbejdet tjekliste simpelthen ikke være tilstrækkelig. Medarbejder onboarding-løsninger er sat sammen for at imødekomme behovene hos både medarbejdere og arbejdsgivere.

En medarbejder onboarding-software, som f.eks. Introdus, vil være dit primære referencepunkt under onboarding-processen. Du vil konsultere dine onboarding-målinger, nye medarbejderes fremskridt, introduktionsvideoer og lignende multimedieindhold, onboarding-undersøgelser osv.

Trin 10: Sikre professionel udvikling inden for en ny virksomhed

En undersøgelse fra Gallup nævner professionel udvikling som en afgørende komponent i en succesfuld medarbejders onboarding-proces. “Medarbejdere, der i høj grad er enige om, at de har en klar plan for deres professionelle udvikling, er 3,5 gange mere tilbøjelige til at være enige om, at deres onboarding-proces var enestående.”

Det er ikke kun engagerende at diskutere deres udviklingsbehov, men det er også beroligende for dem at vide, at de kan have en lang karriere inden for den nye organisation. Dette vil føre til, at arbejdsgiverne fastholder deres talent på længere sigt.

De Tre Hovedudfordringer, som Nye Medarbejdere Står Overfor i deres Onboarding Proces

Udfordring 1: Informationsoverload

Når der kastes for meget information på en inden for en kort tidsramme, kan det føles umuligt at forstå det hele på en gang. Onboarding handler om mere end blot at underskrive papirer og deltage i endeløse præsentationer.

Udfordring 2: Selvtvivl

Nye medarbejdere kan opleve tvivl om deres evner. Dette kaldes ‘Impostor Syndrome’ eller bedrageri syndrom.

De kan undgå at stille spørgsmål af frygt for at fremstå som inkompetente eller usikre. Men det kan ende med at gøre mere skade end gavn. De kan begå fejl på grund af manglende information.

Udfordring 3: Følelse af ensomhed

Hvis kollegaer ikke formår at skabe forbindelse med den nye medarbejder, kan medarbejderen føle sig adskilt fra teamet. Dette kan sænke deres selvtillid. En mangelfuld onboarding-proces kan forlænge og forstærke deres stress.

Overvind usikkerheden og “ubehaget ved forandring” i starten af ens nye job. En medarbejder onboarding proces mindsker deres stress og skaber en positiv medarbejderoplevelse.

De Tre Nøgler til en Onboarding Proces for Nye Medarbejdere i Dag

Behovet for en strategisk onboarding-proces for nye medarbejdere er større end nogensinde før. Arbejdsgivere bruger mange penge og tid på at ansætte medarbejdere. Desuden opnår de ikke maksimal præstation fra starten af deres ansættelse. Derfor medfører enhver ny medarbejders afgang ekstremt høje omkostninger for arbejdsgiverne.

Men en dårlig onboarding-proces kan få nye medarbejdere til at sætte spørgsmålstegn ved deres ansættelsesforhold. Trods alt kan den måde arbejdsgiveren forbereder og modtager dem på, forudsige hvordan de vil behandle dem på lang sigt.

Nøgle 1: Definer en Strategisk Onboarding Proces for Nye Medarbejdere og Undgå “Den Store Opsigelse”

Men hvorfor er behovet for en strategisk onboarding proces større end nogensinde før? Der er flere grunde til det. Først og fremmest er der global mangel på talent. USA alene mangler i øjeblikket 4,3 millioner arbejdere ifølge Wall Street Journal. Dette kombineres med skiftende holdninger til arbejde. Faktisk er medarbejderes vilje til at skifte job større end nogensinde før. Achievers understreger, at to tredjedele af medarbejderne allerede har et ben ude af døren. “41% siger, at de helt sikkert vil søge nyt job i 2022, mens yderligere 25% siger, at de er usikre på, om de skal blive i deres nuværende stilling.”

Du har sandsynligvis hørt det selv. “Den Store Opsigelse” og “Den Store Omrokering” er nøglebegreber, der karakteriserer arbejdskraftens mobilitet i dag.

Dette betyder, at mange medarbejdere vil have brug for en onboarding proces. Intet problem indtil videre. Men så skal en vigtig faktor tages i betragtning: 90% af nye medarbejdere beslutter sig for at blive hos deres nye arbejdsgiver inden for de første seks måneder. Det ser derfor ud til at være et klart vindue, hvor arbejdsgivere skal overbevise medarbejderne om at beholde jobbet og opbygge en karriere inden for virksomheden.

Nøgle 2: Ændr Magtbalancen mellem Arbejdsgivere og Medarbejdere

Vi har gennemført interviews med medarbejdere, der blev skuffet af deres arbejdsgivere fra dag ét. Det er dem, der forlader virksomheden efter dårlige onboarding oplevelser. Disse medarbejdere følte sig, som om de gik rundt i mørket i starten af deres nye job. Vil du selv fortsætte med at arbejde for en arbejdsgiver, der ikke støtter dig?

Der synes at være en ny følelse af hast omkring job og virksomheder, der giver formål, tilhørsforhold, klart support og udvikling. Medarbejdere er mindre villige til at acceptere virksomheder, der ikke er villige til at investere i deres trivsel og fremskridt. Derudover søger medarbejdere virksomheder, hvis værdier stemmer overens med deres personlige værdier. Dagene med 30 års ansættelse hos den samme virksomhed er forbi. Mobilitet, fleksibilitet, balance mellem arbejde og liv, hybridt arbejde er blot nogle få temaer for holdninger og ønsker til arbejde efter COVID-19.

En strategisk onboarding proces lægger fundamentet for en succesfuld medarbejderes livscyklus i den nye virksomhed. Den forbinder dem med arbejdsgiverens værdier. En strategisk onboarding-proces gør arbejdsgiverens mission til deres egen. Den udruster dem med værktøjer til at præstere i nuet, men giver også et perspektiv på fremtiden.

Nøgle 3: Fokuser din Onboarding for at Forbedre Medarbejderpræstation og Fastholdelse

Gallup rapporterer, at kun 12% af medarbejderne mener, at deres virksomhed gør et godt stykke arbejde med at onboarde nye medlemmer af teamet. Dette antyder, at de resterende 88% af medarbejderne har haft skuffende onboarding oplevelser. Det er ikke så overraskende. Faktisk har mere end en tredjedel af arbejdsgiverne ikke en grundig, struktureret onboarding proces for nye medarbejdere, rapporterer Business News Daily.

For os er det ikke overraskende, at organisationer med en stærk Pre & Onboarding proces forbedrer fastholdelsen af nye medarbejdere med 82% og produktiviteten med over 70%. Hvorfor er det sådan? Hvordan forbedrer onboarding medarbejderfastholdelse? Vi har identificeret nogle overvejelser for at udvikle en strategisk onboarding proces for medarbejdere, der forbedrer præstation og fastholdelse:

OPNÅ FULD EFFEKTIVITET I ROLLEN OG FORBERED SUCCES FOR DEN NYE MEDARBEJDER

Lad os vende tilbage til det ultimative mål for en onboarding proces for nye medarbejdere. Det er at sikre, at tiden bliver optimeret, indtil de nye medarbejdere opnår fuld effektivitet i deres rolle. En strategisk og struktureret onboarding proces vil sætte dem op for succes i deres nye rolle.

GIV DEM DEN RETTE OPLYSNINGER, LÆRING OG TRÆNING

At starte en ny rolle i en ny virksomhed indebærer at lære om virksomheden og dens position og mål på markedet. Det indebærer også at forstå rollen og forventningerne til præstation og succes.

BEGYND AT OPBYGGE TILLID OG STÆRKE BÅND, SELV FØR DEN FØRSTE DAG PÅ JOBBET

At starte en ny rolle kræver, at de nye medarbejdere begynder at opbygge tillid og forbindelse inden for teamet. En medarbejders onboarding proces skal muliggøre opnåelse af alle disse mål. De vil blive engagerede og trygge ved en karriere inden for denne nye virksomhed. Det er sådan en god onboarding proces fører til fastholdelse af dit talent.

SØRG FOR AT NYE MEDARBEJDERE IKKE FØLER SIG ISOLERET OG MED BIND FOR ØJNENE

Derimod vil følelsen af isolation, manglende støtte og at være med bind for øjnene føre til et negativt første indtryk. Deres første indtryk kan føre til forudfattede opfattelser af organisationen. Dette kan føre til, at de siger op, så snart en ny mulighed byder sig. Der er endda nogle medarbejdere, der ikke engang venter på en ny mulighed og siger op med det samme. Husk: En betydelig del af nye medarbejdere siger op inden for 45 dage på et nyt job.

Et Medarbejder Onboarding Program: Afsluttende Bemærkninger

Med en struktureret proces, der muliggør, oplyser og begejstrer, kan nye medarbejdere nå deres potentiale så hurtigt som muligt. Derfor er medarbejderes onboarding processen afgørende for at opnå den bedst mulige præstation i deres nye rolle.

Hver medarbejder ønsker at arbejde i en organisation, hvor de kan komme i gang med det samme og bidrage til dens vækst. Men en af de første forhindringer, de skal overvinde, er medarbejderes onboarding processer i deres nye job.

Gode onboarding løsninger bør hjælpe og muliggøre alle nye medarbejdere i en spændende ny arbejdsrejse. De kan få en dosis motivation til at udforske den organisatoriske kontekst i deres nye arbejdsplads uden tøven.

Under Covid-19-pandemien udnyttede mange organisationer virtuel onboarding i deres bestræbelser på at overholde de nye regler og bestemmelser i forbindelse med håndtering af virusset. Hvis du ønsker at få flere indsigter i, hvad en virtuel medarbejders onboarding proces indebærer, inviterer vi dig til at læse den dedikeret artikel på vores blog.

Derudover, hvis vi har overbevist dig om kraften i en god onboarding, har vi nogle supplerende ressourcer, som vi mener vil hjælpe dig. Du kan læse om, hvad der udgør det bedste onboarding program, med nogle konkrete eksempler, bl.a. fra Google selv. Derudover kan du læse mere om de vigtigste forskelle mellem preboarding og onboarding.

Hvis du er interesseret i en mere specifik implementering af en medarbejder onboarding proces, har vi behandlet processen for onboarding af softwareudviklere på vores blog HR. Derudover kan du opdage de specifikke elementer i en remote onboarding proces.